# De vrijwillige parels in de zorg die we zo hard nodig hebben in Nederland.

In de zorg komen we in Nederland handjes te kort. Maar Nederland heeft in vergelijking met andere landen een behoorlijk aantal vrijwilligers. Rond 41% van de Nederlanders doet aan vrijwilligerswerk, vergeleken met andere landen is dat veel, daar komt het percentage vaak niet boven de 20% uit (CBS). Of we daarmee het personeelstekort in de zorg gaan oplossen? Denk ik zeker niet maar je zou wel kunnen stellen dat ze keihard nodig zijn. Als dat dan zo is, hoe trek je vrijwilligers aan? Hoe kun je het leuk houden voor vrijwilligers? Hoe zorg je ervoor dat men wel mee gaat met de kwaliteitsstandaarden als het gaat om gastvrij zijn? En als je dan investeert in opleiding en training van vrijwilligers, hoe zorg je ervoor dat ze blijven? Mijntje Lenting is ervaringsdeskundige, als het gaat om het werken met vrijwilligers. Een jaar geleden heeft ze de opleiding gastvrijheid inspirator gevolgd bij ons en haar project was onder andere gericht op het ontwikkelen van gastvrijheid vaardigheden van het team van vrijwilligers in het Anna Ziekenhuis. Ze neemt ons mee en deelt haar ervaringen zodat andere zorg organisaties er inspiratie uit kunnen halen.

# Hoe begin je?

Mijntje: “ Voordat je begint moet je jezelf afvragen, waarom werken met vrijwilligers? Waarom zou een vrijwilliger hier willen werken? En hoe wil ik dit allemaal gaan organiseren? ” De grote lijnen vooraf uitzetten is heel belangrijk. Kort samengevat zegt Mijntje: “ vrijwilligers doe je er niet even bij ’. Bij Anna Ziekenhuis is er naast Mijntje nog een vrijwilligers coördinator en met z’n tweeën is het hun gezamenlijke passie geworden om met alle aandacht er te zijn voor alle 150 vrijwilligers. Ze zien zichzelf als de cement tussen de vrijwilligers en de rest van de organisatie. De twee zorgen ervoor dat de vrijwilligers gezien en gewaardeerd worden door iedereen en eenzelfde behandeling krijgen als elke andere medewerker. De twee coördinatoren kennen elke vrijwilliger en weten precies welk werk het

beste past. Door te investeren in een kennismakingsgesprek, meeloopdagen en meerdere evaluatie momenten kennen ze de intrinsieke motivatie factoren van elke vrijwilliger. Zo zorgen ze voor een goeie match tussen de vrijwilliger en de functie. Als je ervoor zorgt dat de vrijwilligers zelf de beste ambassadeurs zijn van je organisatie, zorgen ze zelf voor voldoende aanloop van nieuwe vrijwilligers. Het spreekt voor zich dat de vrijwilligers een gewaardeerd en essentieel onderdeel uitmaken van het Anna Ziekenhuis.

# Wat was lastig?

Je zult ervoor moeten zorgen dat de taken van de vrijwilliger, altijd aanvullend zijn. Het dagelijkse kern proces moet doorlopen, ook als de vrijwilliger er niet zou zijn. Denk bijvoorbeeld aan, een extra gastvrouw of heer in de wachtruimte, iemand die wel tijd heeft om een praatje te maken. Of aan een vrijwilliger die een patiënt die slecht ter been is, kan helpen van de ene naar de andere afdeling. Mijntje: “ We merken dat ook het verplegend personeel dankbaar is dat er een vrijwilliger is die net een beetje extra kan bieden aan de patiënt, al is het een luisterend oor, waar we niet altijd tijd voor hebben ” De kunst is dus, functies te vinden die zinvol zijn en een goede bijdrage leveren aan de ervaring van de patiënt. Zorg ervoor dat het werk aansluit bij de vrijwilliger en ook het vaste personeel het werk ervaart als een toegevoegde waarde.

# Welke functies zijn dan zoal geschikt?

Als vrijwilliger ben je een essentieel onderdeel van het Anna Ziekenhuis. Vrijwilligers leveren een belangrijke bijdrage aan de patiëntbeleving. Sleutelfiguren dus als het gaat om gastvrijheid bieden. In algemene zin, is dat de functie.

Specifiek kunnen vrijwilligers bij Anna Ziekenhuis kiezen uit:

Patiënt begeleiding van en naar verpleeg-, behandel-, en/of onderzoeksafdeling
Gastvrouw of gastheer zijn centrale hal, op de afdeling orthopedie, spoedeisende hulp of wachtruimten
Chauffeur van de shuttle dienst
Pianisten, spelen op de vleugel in de hal
Buddy zijn van een patiënt

Naast keus en aanbod, is het de kunst van de vrijwilligers coördinator om de juiste match te maken, iemand moet kunnen werken vanuit het hart, want dat straalt iemand uit.

# Waarom kiezen mensen voor vrijwilligerswerk?

De vrijwilliger van tegenwoordig is niet altijd met pensioen. Er zijn vrijwilligers van alle leeftijden. Bij Anna Ziekenhuis hanteren we geen leeftijdslimiet. Vaak doen mensen vrijwilligerswerk naast hun betaalde baan zodat ze ook iets betekenisvol kunnen doen in de zorg. De zorg staat op de tweede plaats in de lijst van gekozen sectoren, op de eerste plaats staat vrijwilligerswerk in een sportvereniging (CBS). Soms kiezen mensen ervoor om naast hun baan vrijwilligerswerk te doen ter oriëntatie; wat ga ik later doen als ik met pensioen ga? Ook een leuk weetje, de vrijwilliger is dus naast zijn of haar vrijwilligerswerk; directeur, chauffeur, docent, vrachtwagenchauffeur of oud- verpleegkundige, een hele rijke diverse groep van mensen met zoveel verschillende talenten.

We willen allemaal graag in een maatschappij leven waarin we iets voor elkaar over hebben, dit verlangen, maakt dat mensen hiervoor kiezen. Vrijwilligers willen graag een steentje bijdragen, men ziet hoe de zorg vaak is overbelast en op deze manier kunnen ze zichtbaar verlichting bieden, zowel voor het zorgend personeel als voor de patiënt. Sommige vrijwilligers hebben hun hele leven in een zakelijke omgeving gewerkt en kiezen er nu bewust voor om in de zorgsector te werken.

En er zijn vrijwilligers die zelf een operatie hebben ondergaan en hebben ervaren hoe fijn het was dat er een vrijwilliger was die tijd nam om er voor je te zijn. Ze willen dit graag terug kunnen doen voor

anderen. Zelf al zin om vrijwilligerswerk te gaan doen?

# Hoe werken jullie aan gastvrije samenwerking binnen jullie team?

Of, wat doen jullie verder nog aan opleiding en training van de vrijwilligers?

Het is belangrijk dat je de vrijwilligers niet overspoelt met informatie en e-mails, aan de andere kant wil je ze wel graag meenemen in het grotere verhaal, de missie van het ziekenhuis. Dit is even een zoektocht. Waarin je de verwachtingen naar elkaar toe helder moet maken. Een vrijwilliger die bij ons komt werken krijgt bijvoorbeeld ook een vrijwilligersovereenkomst waar het functieprofiel in beschreven staat. Het is verplicht vrijwillig wat je doet, de voorwaarden zijn duidelijk beschreven. Daarnaast krijgt elke vrijwilliger een boekje waarin de missie, visie en onze kernwaarden beschreven staan. Als coördinatoren lopen we voortdurend rond in de organisatie en observeren hoe het gaat. We zijn ook het aanspreekpunt van de vrijwilliger, niet het afdelingshoofd. We zijn op deze manier dan ook nauw betrokken bij de ontwikkeling van elke vrijwilliger. Op basis van individuele behoefte laten we vrijwilligers aansluiten bij training programma’s. Alle vrijwilligers hebben toegang tot online leren. En met regelmaat bieden we voor de pool van vrijwilligers nog additionele trainingen aan. We investeren in de pool van vrijwilligers, zodat ze elkaar onderling kunnen vinden. Ze hebben samen een groepsapp, een koffieruimte en er vinden overleg momenten plaats op regelmatige basis. Op deze manier werkt het uitstekend voor ons, vrijwilligers vinden steun bij elkaar en je voorkomt dat de vrijwilliger verloren erbij loopt. Andere organisaties kiezen er misschien voor om de vrijwilliger, onderdeel uit te laten maken van het afdelingsteam en aansturing door de afdelingsmanager. Belangrijk is dat je hier vooraf over hebt nagedacht en een besluit hebt genomen. Een heldere communicatiestructuur vindt immers iedereen fijn. Daarvoor is de relatie tussen de vrijwilligers coördinator en de vrijwilliger essentieel, een vrijwilliger moet je immers ook kunnen en durven vertellen: ‘ik vind het niet meer zo leuk’ en dan ga je samen op zoek naar een passend alternatief.

# Wat kun je doen om de vrijwilligers te houden?

De vrijwilliger van tegenwoordig is mondig en als je vrijwilligerswerk doet naast je baan, kun je je voorstellen dat je minder flexibel bent. Mijntje: “ We zijn dan ook begonnen met een roostersysteem waarbij de vrijwilligers zelf via een app beschikbaarheid kunnen opgeven en als men bijvoorbeeld toch niet kan, kunnen vrijwilligers dit zelf makkelijk opvangen.”

Zorg voor vrijwilligers coördinatoren die dit werk met passie en plezier willen doen. Het zijn leidinggevenden die investeren in de relatie, kunnen motiveren en coachen, het heerlijk vinden om anderen aandacht te geven en ervoor zorgen dat ze gezien en gehoord worden. Het is een intensieve baan, 150 vrijwilligers, 80% ziet Mijntje wekelijks informeel, om verbinding te houden. Maar daarnaast zijn er ook de individuele gesprekken met de vrijwilligers, dit nog naast de voortgangsgesprekken. Je moet namelijk weten wat er speelt bij de vrijwilliger zodat je ook persoonlijk hierop in kunt spelen. Een keer per half jaar organiseren we een borrel voor alle vrijwilligers. Op een van deze borrels hebben de

vrijwilligers een speldje gekregen van waardering en is zelfs de burgemeester op bezoek geweest om dankbaarheid te tonen.

Werk je zelf ook als vrijwilliger, geef jezelf dan nu even een groot compliment!

# Vier tips van Mijntje, voor andere organisaties:

Zorg voor echte oprechte aandacht. Regel de capaciteit die het verdient, want alleen dan kun je alle vrijwilligers dit; “ jullie leveren een belangrijke bijdrage aan de patiëntbeleving in onze organisatie ” echt te alle tijde laten ervaren. Met 2 vrijwilligers coördinatoren, kun je ervoor zorgen dat de waardering die de vrijwilligers ontvangen vanuit de afdelingen, aankomt bij de pool van vrijwilligers.
Zorg voor vrijwilligers coördinatoren die met passie willen werken met de vrijwilligers en laat hen bijvoorbeeld aansluiten bij Agora, de landelijke beroepsvereniging voor vrijwilligers coördinatoren. Vrijwilligers verdienen de beste begeleiding en dat is maatwerk, zodat ze hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.
Onderzoek welke functies vervuld kunnen worden door vrijwilligers. Laat het kernproces bij de medewerkers en dan kunnen de vrijwilligers de pareltjes zijn in de organisatie die net dat stukje extra gastvrijheid kunnen bieden.
Weet dat vrijwillige inzet behouden moet blijven voor de samenleving, is het niet in jouw organisatie, dan bij een andere. Wees dan de verbindende factor.

p.s. Wil je vrijwilligerswerk doen bij Anna Ziekenhuis, helaas Mijntje en haar collega hebben hun zaken zo goed op orde waardoor er op dit moment geen vacatures zijn. Maar haar netwerk zet ze graag in, want er zijn naast Anna Ziekenhuis genoeg andere zorgorganisaties die staan te springen om vrijwilligers.

Wil je meer weten over ontwikkeling van gastvrijheid in jouw organisatie of hoe je bijvoorbeeld je pool van vrijwilligers kunt uitbreiden en behouden, neem dan contact op met Edith Muijsers of een van onze andere collega’s. Via onze website vind je de link naar de brochure van onze opleiding: gastvrijheid inspirator

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Mijntje Lenting, vrijwilligers coördinator Anna Ziekenhuis, dank je wel voor het delen van je kennis en inspiratie!

Zelf ben ik naast mijn baan bij Aandagt (opens new window) ook werkzaam als vrijwilliger! Bij Libre Foundation (opens new window), als softskill trainer en bij Buurtcomité Scharn-West (opens new window) in Maastricht, met passie voor allerlei buurt verbindende activiteiten.